En faktura er et dokument, som bruges af virksomheder og kaldes også for en regning. En faktura er et formelt dokument, som virksomheder anvender til at dokumentere salg af produkter eller levering af ydelser til deres kunder. Fakturaen fungerer som en betalingsanmodning og specificerer de leverede varer eller tjenester, de tilhørende priser og betalingsbetingelserne. For virksomheder er fakturaen et uundværligt redskab til både intern økonomistyring og som juridisk dokumentation af transaktioner.

I forbindelse med ydelser eller større leverancer, som eksempelvis når en håndværker udfører arbejde for en kunde, er fakturaen en essentiel del af forretningsprocessen. Når opgaven er afsluttet, udsteder virksomheden en faktura til kunden, som detaljerer det samlede beløb, betalingsfrist, og ofte en opdeling af udgifterne, fx til arbejdsløn og materialer. Dette skaber gennemsigtighed for kunden og styrker tilliden til virksomheden, da alle omkostninger er tydeligt specificeret.

For erhvervsdrivende er det at udstede fakturaer også en central del af bogføringen, da fakturaer fungerer som dokumentation, der understøtter korrekt regnskabsaflæggelse og bidrager til et godt overblik over likviditet og betalingsstrømme.

Hvilke krav er der til en faktura?

Som virksomhed har du stor frihed i forhold til layout og udseende af dine fakturaer. Der findes mange skabeloner online, som kan hjælpe dig godt i gang, og mange regnskabsprogrammer giver mulighed for at tilpasse fakturaernes design, så de afspejler din virksomheds visuelle identitet. Når det kommer til fakturaens indhold, er der dog visse lovpligtige krav, som skal overholdes.

Først og fremmest skal fakturaen dokumentere transaktionen for både dig og kunden. Derfor er det vigtigt, at der oprettes en kopi til kunden og en tilsvarende kopi, som du opbevarer i virksomhedens regnskabssystem. Denne dokumentation sikrer gennemsigtighed i regnskabet for begge parter og er nødvendig i tilfælde af en revision.

Det andet centrale krav er anvendelsen af et unikt og fortløbende fakturanummer. Fakturanummeret skal altid følge en numerisk rækkefølge uden spring, hvilket betyder, at hvis én faktura er nummereret 425, skal den næste være nummer 426. Dette system sikrer orden i faktureringen og gør det nemt at finde og følge specifikke transaktioner. Manglende overholdelse af denne regel kan have konsekvenser, da korrekte fakturanumre er en del af virksomhedens dokumentationspligt.

Hvad skal en faktura indeholde?

For at opfylde lovgivningskravene og sikre korrekt dokumentation, skal en faktura indeholde en række specifikke oplysninger:

• Et unikt, fortløbende nummer, som gør fakturaen sporbar og sikrer orden i faktureringen.
• Oplysninger om kunden, som tydeligt identificerer, hvem fakturaen er udstedt til.
• Virksomhedsnavn, adresse og CVR-nummer, så kunden kan se, hvem der fakturerer.
• En klar beskrivelse af de leverede produkter eller ydelser, inklusive antal og enhedspris.
• Det samlede momsbeløb, som er inkluderet i fakturaen.
• Datoen for udstedelsen af fakturaen.

Selvom det ikke er et lovkrav, er det god praksis at inkludere dine bankoplysninger, så kunden ved, hvor betalingen skal sendes. Typisk placeres bankoplysninger sammen med betalingsbetingelserne nederst på fakturaen, for at skabe overblik og gøre betalingsprocessen nemmere for kunden.

Ved at inkludere alle disse oplysninger sikrer din virksomhed, at fakturaen både er juridisk gyldig og professionelt udformet, og kan være med til at sikre en glidende betalingsproces.

Hvorfor er fakturering vigtigt?

Fakturering er en central del af virksomhedens økonomistyring, da en faktura fungerer som dokumentation og kvittering for hvert salg. En korrekt udfyldt faktura er ikke blot et bevis på, at en transaktion har fundet sted, men udgør også en bindende aftale, der fastsætter de vilkår og betingelser, der gælder for salget.

Udover at skabe overblik over indtægter og udgifter, spiller fakturaer en vigtig rolle i opfølgningen på betalinger. Hvis en kunde undlader at betale inden for den aftalte frist, kan fakturaen anvendes som grundlag for at sende rykkere og dermed understøtte en struktureret og professionel opkrævning af udestående beløb. Fakturering er dermed også et vigtigt redskab til at sikre virksomhedens likviditet og økonomiske stabilitet.

Ved at have styr på faktureringen bidrager din virksomhed til en klar og gennemsigtig regnskabspraksis, der både skaber tillid hos kunder og understøtter en sund økonomisk drift. Læs mere om hvordan du sikre at dine kunder betaler deres faktura.